Meetings & Workshops als Führungsinstrument

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Sie fragen sich, was das mit Nachhaltigkeit zu tun hat? Viel, aber wir kommen gleich dazu!

Meetings haben einen sehr schlechten Ruf. Es vergeht kaum eine Woche, in der man nichts Negatives dazu lesen kann.

  • „Laut Forbes verbringen Manager knapp 6 Stunden pro Woche in Meetings bei einer durchschnittlichen Anzahl von 62 Meetings pro Monat.“
  • „40% der befragten 500 Manager sehen Meetings als Zeitverschwendung an.“
  • „Meetings machen krank, wenn sie unzureichend strukturiert, gejammert, genörgelt und gelästert wird.“

sind einige Kernaussagen aus Zeitungsberichten der letzten Zeit.

Beim Lesen dieser Zahlen fragt man sich unwillkürlich: warum ändern die Manager diese Zustände denn nicht umgehend, anstatt sich darüber zu beschweren? Die Vermutung ist: sie wissen nicht wie, glauben, dass es zu viel Zeit in Anspruch nehmen wird oder sie halten es dann doch nicht für wichtig genug.

In unseren Projekten sind Meetings und Workshops ein wichtiges Mittel, um die Projektarbeit zu erledigen. Projekte im Nachhaltigkeitsbereich – also jene, die ökologische oder soziale Verbesserungen bringen sollen und sich dabei auch noch rechnen müssen – sind oft noch herausfordernder als andere Projekte. Wenn sie dazu im internationalen Umfeld stattfinden, kommen auch noch kulturelle Eigenheiten, Sichtweisen und unterschiedliche Herangehensweisen der Projektpartner und –beteiligten zum Tragen.

Und doch gleichen sich viele Projekte – national wie international: Die Qualität der Beziehung zwischen den Partnern ist mindestens ebenso wichtig, wie das fachliche know-how. Ohne ausgerichtete MitarbeiterInnen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen, könnte kein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden.

Eine besondere Herausforderung?

Indien ist die drittgrößte Volkswirtschaft der Welt. Mit 1,3 Mrd. Einwohnern ist Indien außerdem das zweitgrößte Land der Erde, 2001 wurden über 120 unterschiedliche Sprachen gezählt. Stellen Sie sich ein Projekt vor, das in Indien stattfindet. Menschen aus unterschiedlichen Regionen, die unterschiedliche Muttersprachen haben, die kulturellen Gegebenheiten sind überall andere. Um sich persönlich zu treffen, müssen die 15 MitarbeiterInnen der drei Projektteams schon ins Flugzeug steigen. Projektziel ist es, die Umweltauswirkungen im metallverarbeitenden Sektor zu reduzieren. Eine der Hauptaufgaben des Teams ist es, Unternehmen zu finden, die ihre Umweltauswirkungen drastisch senken, dabei Kosten sparen und die Arbeitsbedingungen verbessern wollen (oder umgekehrt). Daten müssen gesammelt, Maßnahmen entwickelt und evaluiert werden, in Workshops soll den Geschäftsführern und Betriebsleitern Grundlagen und Zusammenhänge vermittelt und diese diskutiert werden. Die Teams müssen sich abstimmen und sollen nicht jeweils das Rad neu erfinden, sondern gemeinsam Vorgehensweisen und Inhalte entwickeln. Das geht nur, wenn Vertrauen da ist und man die Energie nicht zum Aufrechterhalten von Masken verwenden muss.

Deshalb war ein Facilitation Training (Moderations-Training) Teil unserer Arbeit in einem der großen Projekte von Austria Recycling. Die ProjektmitarbeiterInnen haben gelernt, Workshops partizipativ – also mit größtmöglicher Beteiligung UND dadurch größtmögliche Chancen auf Erfolg – abzuhalten.  Dazu gehört die passende Vorbereitung des Moderators, die Auswahl der passenden Methode, Vorbereitung, Durchführung und die gute Nachbereitung eines Workshops oder Meetings. Wir setzen in unserer Arbeit schon seit langem ausschließlich Methoden ein, die partizipativ sind: Die Menschen, die etwas umsetzen sollen sind von Anfang an dabei und werden nicht nachträglich informiert. So entfällt das „Stille Post-spielen“ und wer sollte seine Arbeit besser kennen, als die Person, die sie macht? So wird am Besten gelernt und die Umsetzungschancen sind am Größten.

Walk your talk

„Laß Deinen Worten Taten folgen“ im Sinne von „Rede nicht nur davon, sondern tue es auch“ ist ein wichtiger Hebel. In einem Projekt – auch in diesem – ist es wie in jeder Organisation: die Führung setzt den Rahmen. Die Projektleiterinnen entschieden sich, die Teammeetings ‚anders‘ abzuhalten.

Darum wurden nicht nur die Workshops mit den Unternehmen sondern auch die Team-Meetings lebendig und motivierend geplant und durchgeführt: Wesentlich zum Erfolg des Projektes beigetragen hat, dass die ProjektmitarbeiterInnen aus den unterschiedlichen Landesteilen aber auch die internationalen Partner zu einem Team zusammengewachsen sind. Sie haben sich nach den Projektzielen ausgerichtet und sind – mit all ihrer Unterschiedlichkeit – denselben Werten gefolgt. Sie haben gemeinsam Probleme gewälzt, Lösungen gefunden, haben Prozesse gestaltet und Workshopdesigns entwickelt. Sie haben Unsicherheiten überwunden und neue Methoden angewendet – und der Erfolg hat ihnen recht gegeben.

Workshop_Monika Himpelmann

Die MitarbeiterInnen waren inspiriert, verantwortungsvoll und konnten das Projekt trotz unvermeidlicher Hürden und Stolpersteine insgesamt zu einem großen Erfolg führen:

  • 385 Betriebe nahmen an den Workshops teil
  • 106 Unternehmen in 8 indischen Regionen wurden intensiv betreut und haben durchschnittlich jeweils 13 Maßnahmen zu Ressourceneffizienz umgesetzt.
  • Im Durchschnitt konnten diese Firmen insgesamt 21 % Energie und 23 % Materialkosten pro kg Produkt einsparen.

Dieser Erfolg ist das Ergebnis von mehreren Faktoren – einer davon sicherlich den guten Beziehungen im Projekt und der Tatsache, dass das Team gut ausgerichtet und motiviert an einem Strang gezogen hat.

Das ist der Beitrag von Meetings und Workshops so wie wir sie kennen und einsetzen!

Leiden auch Sie unter Meetings?

Dann können Sie durch einige kleine Änderungen möglicherweise große Wirkung erzielen:

  • Trägt das Meeting nichts zu den Unternehmenszielen bei? Dann sollte es ersatzlos gestrichen werden.
  • Dient es ‚nur‘ zur Abstimmung? Vielleicht kann es durch einen gemeinsamen Kalender oder ein gemeinsames Info-Dokument auf das alle zugreifen können, ersetzt werden.
  • Beginnen Sie mit einer Anfangsrunde zum innerlichen Ankommen der TeilnehmerInnen – die Qualität der Gespräch im Meeting wird steigen
  • Mindestens 1 Person übernimmt die volle Verantwortung für das Meeting – und übernimmt die Vorbereitung (das reicht vom Finden eines passenden Raums, entsprechenden Einladungen und weiterem) bis zur guten Nachbearbeitung (Protokoll, to-do’s etc.).

Weitere Informationen

Im Herbst diesen Jahres wird es ein Training für Meetings & Workshops geben – in der Methode, die wir seit vielen Jahren am häufigsten einsetze und die uns auch in unseren internationalen Projekten bestens unterstützt: Whole Person Process Facilitation heisst sie auf Englisch, auf Deutsch nennen wir sie Holistische Moderation. Hier gibt es mehr Information zur Holistischen Moderation.

Autorin

Mag. Monika Himpelmann sieht sich als Support für Führungskräfte die nachhaltige und erfolgreiche Organisationen entwickeln wollen. Gesunde Organisationen ist der Rahmenbegriff für ihre Arbeit als Beraterin / Facilitator und Trainerin.

Weiterer Fachtext von Monika Himpelmann auf www.glasrecycling.at: Führen nachhaltige Unternehmen anders?

3 thoughts on “Meetings & Workshops als Führungsinstrument”

  1. Monika, danke für den Blog der zeigt was Alles möglich ist, wenn man die richtige Herangehensweise hat.
    Anmerken möchte ich, dass durch die holistische Moderation die internationalen Teammitglieder das Projekt in Besitz genommen haben, sie haben sich damit identifiziert. Sie haben verstanden, dass das Projekt ihr Projekt ist und damit auch der Erfolg des Projektes von Ihnen selbst abhängt.
    Somit haben sie gerne die Verantwortung für ihre jeweiligen Aufgaben übernommen und bestmöglich ausgeführt.
    Eine weitere Folge der Moderation war die partizipative Ausführung des Projektes. Probleme wurden nicht versteckt. Sie kamen auf die Pinnwand, wurden im Team diskutiert und Lösungen & Strategien gemeinsam erarbeitet. Die gemeinsame Problemlösung hat das “Ownership” bei der Durchführung der Aufgaben weiter gestärkt.

    Wichtig bei internationalen Projekten ist auch der regelmäßige Kontakt & Kommunikation unter den Projektpartnern und das Bewusstsein bezüglich ihrer jeweiligen Rolle.

    Ich denke, wir werden so noch viele erfolgreiche Projekte mit Freude durchführen.

  2. Vielen Dank! Ich freue mich über weiteres Feedback und/oder einen Austausch!

  3. Klaus Klein says:

    ich werde den ganzen Text erst am Abend lesen, bin aber beim Überfliegen schon fasziniert von der einfachen Sprache und den geradlinigen Lösungsansätzen

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